Ett vanligt förlopp: ett företag beställer en ny webbplats, är nöjt i tre år, och vill sedan byta byrå. Då upptäcker någon att domänen står registrerad på den gamla byrån, att sidan är byggd i en egenutvecklad plattform ingen annan kan arbeta i, och att bilderna är licensierade på ett abonnemang som byrån äger.

Ingenting av detta är olagligt och det är sällan illvilligt. Det uppstår eftersom ingen ställde frågan om ägande när projektet startade, och eftersom det är enklare för alla att byrån ordnar allt. Konsekvensen visar sig först den dag relationen ska avslutas.

Nedan är de sju sakerna som avgör om du faktiskt äger din webbplats eller bara använder den.

Domännamnet

Den viktigaste posten och den som oftast är fel. Domänen bör vara registrerad med företaget som innehavare, inte med byrån, konsulten eller en enskild anställd.

Innehavaren är den som har rätt att flytta, sälja och förnya domänen. Står någon annan där krävs deras medverkan för varje åtgärd, och en byrå som gått i konkurs eller en tidigare anställd som inte svarar blir då ett verkligt problem.

Toppdomänen .se administreras av Internetstiftelsen, och regelverket för svenska domännamn samt tillsynen över domännamnsverksamhet hör till Post- och telestyrelsens ansvarsområde. Innehavaruppgifterna går att kontrollera själv genom en whois-sökning, vilket tar en halv minut och är den enskilt mest lönsamma kontrollen i hela den här texten.

Samma logik gäller e-postdomänen och eventuella varumärkesregistreringar. Ett registrerat varumärke ger dessutom ett starkare skydd mot att någon annan registrerar en snarlik domän.

Källkoden och plattformen

Här behöver man skilja på tre lägen som ser likadana ut för en beställare.

En webbplats byggd i ett öppet publiceringssystem går att flytta. Vem som helst med rätt kompetens kan ta över, och beställaren kan i praktiken byta leverantör utan att bygga om.

En webbplats byggd som en installation hos en tjänsteleverantör går att lämna men innehållet behöver migreras, ofta med förlust av layout och funktioner.

En webbplats byggd i byråns egenutvecklade system går som regel inte att flytta alls. Den fungerar utmärkt så länge relationen fungerar och är en återuppbyggnad från noll när den inte gör det.

Inget av de tre är fel att välja. Det som är fel är att inte veta vilket man valt, och att inte ha frågat vad ett byte skulle innebära.

Upphovsrätten till det som producerats

Upphovsrätt uppstår hos den som skapat verket och övergår inte automatiskt till den som betalat. Det gäller texter, fotografier, illustrationer, videomaterial och i vissa fall grafisk formgivning.

Vad beställaren köper är en nyttjanderätt, och omfattningen bestäms av avtalet. Saknas avtal blir omfattningen en tolkningsfråga, och tolkningen sker vid sämsta möjliga tillfälle: när materialet ska användas i något nytt.

Praktiskt bör avtalet ange vilka kanaler materialet får användas i, under hur lång tid, om det får ändras, och om det får användas efter att samarbetet upphört. Det sista är centralt. Ett företag som byter byrå och vill behålla sina egna produktbilder behöver ha rätt till dem, inte bara filerna.

För fotografier gäller dessutom att den ideella rätten kvarstår, alltså rätten att namnges och att bilden inte ändras på ett kränkande sätt. Namngivelse i digitala kanaler glöms rutinmässigt.

Bild- och fontlicenser

Det som orsakar mest efterhandsproblem är sällan de dyra posterna utan de billiga.

Bildbanksbilder licensieras för bestämd användning, och licensen är knuten till licenstagaren. Om byrån hämtat bilderna på sitt eget abonnemang följer de inte med när samarbetet slutar, och en fortsatt användning är då i praktiken ett upphovsrättsintrång.

Typsnitt fungerar likadant och är än mer förbisett. Webbfontlicenser är ofta prissatta efter antal sidvisningar eller efter domän, och en licens som köpts av byrån gäller inte automatiskt för kunden.

Att begära in en förteckning över samtliga licenser med licenstagare angiven är rimligt vid varje projektavslut.

Konton, åtkomster och certifikat

En webbplats i drift hänger på ett antal konton som ingen tänker på förrän någon behöver dem.

Webbhotell eller serverleverantör, DNS-hantering, publiceringssystemets administratörskonto, analysverktyg, annonskonton, sökmotorernas verktyg för webbplatsägare, TLS-certifikat och eventuella tredjepartstjänster för formulär, bokning eller betalning.

Grundregeln är att företaget ska stå som ägare av kontot och bjuda in byrån som användare, inte det omvända. Det är en femminutersskillnad vid uppsättning och en veckas arbete att reda ut i efterhand.

Analyskonton förtjänar särskild uppmärksamhet, eftersom historiken inte går att flytta. Ett annonskonto eller ett analyskonto som ägs av byrån innebär att flera års data stannar hos dem.

Personuppgifterna och ansvaret för dem

Här finns en ansvarsfördelning som är juridiskt bestämd och inte förhandlingsbar.

Företaget som driver webbplatsen är normalt personuppgiftsansvarigt för de uppgifter som samlas in genom den, alltså formulär, kundkonton, nyhetsbrevsprenumerationer och besöksdata. Byrån eller webbhotellet som behandlar uppgifterna på företagets uppdrag är personuppgiftsbiträde, och relationen ska regleras i ett biträdesavtal.

Ansvaret ligger alltså hos beställaren även när arbetet är utlagt. Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet och det är den ansvarige, inte leverantören, som får svara vid en granskning.

Cookies och liknande teknik regleras separat, i lagen om elektronisk kommunikation, där Post- och telestyrelsen har tillsynsansvar. Kravet är att besökaren ska informeras och samtycka innan andra kakor än strikt nödvändiga sätts, vilket innebär att en samtyckesruta som sätter spårning direkt vid sidladdning inte uppfyller kravet.

Praktiskt bör beställaren veta vilka tredjepartsskript som ligger på sidan, vad de gör och var data hamnar. Det är förvånansvärt vanligt att en webbplats har fem spårningsskript varav ingen internt vet vad två av dem gör.

Dokumentationen

Den sista posten är den billigaste att kräva och den som avgör hur dyrt nästa steg blir.

Ett projekt bör avslutas med en överlämning som anger var sidan är driftsatt, vilka konton som finns och vem som äger dem, vilka licenser som gäller, hur en publicering görs, var källkoden finns och hur en säkerhetskopia återställs.

Det sista är värt att testa och inte bara ha på papper. En säkerhetskopia som ingen provat återställa är en förhoppning.

Byråer som arbetar med både utveckling, innehåll och löpande förvaltning, exempelvis Quma, hanterar normalt den här dokumentationen som en del av leveransen, vilket har praktisk betydelse eftersom det är just gränssnittet mellan teknik, innehåll och drift som faller mellan stolarna när flera parter är inblandade.

Frågorna att ställa innan avtalet skrivs

Vem står som innehavare av domänen, och vem äger övriga konton?

Vilket system byggs sidan i, och vad krävs för att en annan leverantör ska kunna ta över?

Vilken nyttjanderätt får vi till texter, bilder och formgivning, i vilka kanaler och under hur lång tid?

Vilka licenser ingår, och står de på oss?

Finns ett personuppgiftsbiträdesavtal, och vilka tredjepartsskript kommer att ligga på sidan?

Vad ingår i överlämningen om vi avslutar samarbetet?

Ingen av frågorna är misstänksam och en van leverantör svarar utan tvekan. Att de ställs vid start är dessutom en fördel för byrån, eftersom det är den part som annars får hantera ett uppretat samtal flera år senare om något ingen dokumenterade.